I. AVISO DE PRIVACIDAD
La sociedad científica identificada como aparce a continuación:
FENWAY MEDICAL S.A.S., sociedad identificada bajo el NIT No. 900255166 – 3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C. (“FENWAY MEDICAL”)
II. INTRODUCCIÓN
FENWAY MEDICAL S.A.S., sociedad identificada bajo el NIT No. 900255166 – 3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C. (“FENWAY MEDICAL”) es una sociedad comercial, de naturaleza jurídica privada, dedicada a la prestación general y especializada de servicios de la salud tales como servicios clínicos y de cirugías ambulatorias, consultorios médicos y cirugía especializada en ortopedia, así como la comercialización de los productos y servicios de investigación científica, más los requeridos para la prestación de servicios de salud.
En desarrollo de nuestro objeto social, captamos y recibimos datos personales, algunos de naturaleza común y otros de naturaleza no sensible, por tal razón y acorde a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y, en lo reglamentado a través del Decreto 1377 de 2013, se han expedido las siguientes políticas de tratamiento de datos personales y datos sensibles dirigido a pacientes, contratistas, asociados y colaboradores, con el fin de proteger el derecho fundamental de habeas data.
III. MARCO LEGAL
La presente política se basa teniendo en cuenta los mandamientos impartidos por los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012, así como el decreto 1377 de 2013.
IV. DESTINATARIO DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
Los presentes términos generales se aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de FENWAY MEDICAL S.A.S.
La presente reglamentación será de inmediata aplicación para todos y cada uno de los Datos de carácter personal y sensible que FENWAY MEDICAL S.A.S. reciba o registre.
Las políticas, procedimientos y contenidos en la presente política aplican a las bases de datos de FENWAY MEDICAL S.A.S., registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de la necesidad que le asiste, en la compilación, tratamiento, divulgación y transferencia de datos personales que se viera obligada a ejecutar para salvaguardar la integridad física de los pacientes.
V. DEFINICIONES, CONCEPTOS Y GENERALIDADES.
a) Partes Afiliadas: Son las empresas filiales o subsidiarias de FENWAY MEDICAL S.A.S. y los terceros con quienes se establezcan alianzas o convenios con los cuales es necesario compartir la información del cliente y/o usuario En muchas ocasiones se usará la palabra FENWAY MEDICAL para referirnos a FENWAY MEDICAL S.A.S.
b) Cliente y/o Usuario: la persona natural o jurídica que haya realizado cualquier registro de datos personales para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de FENWAY MEDICAL S.A.S.
c) Paciente: Individuo que es examinado medicamente o al que se administra un tratamiento
d) Historia clínica: es un documento privado, de tipo técnico, clínico, legal obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
e) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales.
f) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, para el caso de FENWAY MEDICAL S.A.S. relacionados con pacientes, usuarios, beneficiarios, o cualquier persona natural relacionada como son contratistas y colaboradores
g) Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad (personal) de pacientes, usuarios, contratistas o colaboradores, cuyo uso indebido puede generar alguna de las conductas señaladas como prohibidas por la Ley.
h) Autorización: Autorización emitida previamente por el titular de la información, de forma expresa permitiéndole a FENWAY MEDICAL S.A.S. llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
i) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por FENWAY MEDICAL S.A.S. a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, con el fin comunicar la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
j) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica asignada por FENWAY MEDICAL S.A.S. como responsable de realizar el tratamiento de datos personales.
k) Titular: Persona (pacientes, contratistas, proveedores, asociados y colaboradores) cuyos datos personales son objeto de tratamiento
l) Tratamiento: Cualquier acto, operación o conjunto de operaciones sobre la información integrante de los datos.
VI. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA PRESENTE POLÍTICA
De acuerdo con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, FENWAY MEDICAL S.A.S. ha determinado su política de tratamiento de datos personales a través de los siguientes principios:
a) PRINCIPIO DE LEGALIDAD: En cumplimiento de lo ordenado por la ley, se adopta las políticas de protección de datos personales de los pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, colaboradores y cualquier persona vinculada con la Institución.
b) PRINCIPIO DE LA FINALIDAD: El tratamiento de los datos debe obedecer y estar encaminado a una finalidad, caracterizada por la legitimidad y, que en todo momento esté adherido a los postulados constitucionales y a la Ley, por tanto, el tratamiento, tendrá que ser informado al Titular, para que éste lo autorice.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de los datos personales, tan sólo podrá ejercerse con el consentimiento previo del titular, sin perjuicio de los datos necesarios y pertinentes a consultas o cualquier tipo de atención médica. De no ser posible contar con la autorización, se deberá contar con un mandato legal (poder) o, requerimiento judicial.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD Y CALIDAD: Toda la información referida en la presente política de tratamiento de datos personales tendrá que ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. FENWAY MEDICAL S.A.S., a través de sus distintos servicios asistenciales y área administrativa, prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: FENWAY MEDICAL S.A.S. garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan, conforme con los protocolos establecidos para tal efecto.
f) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento o recepción por FENWAY MEDICAL S.A.S., se protegerá a través del uso de todos los medios tecnológicos y las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias, con el fin de otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en el Tratamiento de datos personales de los pacientes, usuarios, beneficiarios, contratistas, colaboradores y cualquier persona vinculada con FENWAY MEDICAL S.A.S. están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS
FENWAY MEDICAL S.A.S. se esfuerza por cuidar su información del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que posee sobre los mismos. En particular:
• Se revisan constantemente las prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas las medidas de seguridad físicas, para protegernos en caso de acceso no autorizado a los sistemas.
• Se restringe el acceso a la información personal; los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información están sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.
• El servidor en donde reposan las bases de datos está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por el personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
• FENWAY MEDICAL S.A.S. continuará implementando los protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
VIII. RECEPCIÓN DE SU INFORMACIÓN POR PARTE DE FENWAY MEDICAL S.A.S.
La información privada de los usuarios, pacientes y/o clientes en principio está destinada a la prestación del servicio o beneficio para el cual éste se vinculó, especialmente en los siguientes casos:
• Cuando el usuario o cliente se vincula como paciente, usuario, proveedor, contratista, colaborador, profesional inscrito a eventos, empleado, etc., a FENWAY MEDICAL S.A.S., se recopila su información para efectos relacionados no solo con su historia clínica, en el caso de pacientes, sino para procesos administrativos y comerciales como facturación, cartera, tributación, congresos y mercadeo, entre otros.
• Cuando el paciente, usuario o cliente envía una solicitud de asistencia y/o reclamo es posible que se le solicite información personal.
• Es posible solicitar información personal en otros momentos, el usuario o cliente es libre de proporcionarla o no.
IX. USO DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DE FENWAY MEDICAL S.A.S.
FENWAY MEDICAL S.A.S. no revelará su información personal a terceras partes sin su consentimiento expreso, no obstante, puede haber circunstancias en las que es posible que deba revelarse información personal sobre un usuario o cliente. Estas razones son: el empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento del objeto social, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico, procesamiento de pagos, procesamiento de conversiones de moneda, u otras funciones necesarias para el desarrollo del objeto social de FENWAY MEDICAL S.A.S.
Igualmente, las restricciones sobre la confidencialidad de la información suministrada por pacientes, clientes y/o usuarios de FENWAY MEDICAL S.A.S. no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
La Información proporcionada por los pacientes, clientes y/o Usuarios, podrá ser usada por FENWAY MEDICAL S.A.S., de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:
a) Contactarlo para ofrecimiento de productos, servicios y beneficios.
b) Seguimiento del proceso médico, confirmación o cancelación de citas y todo lo relacionado con la atención médica.
c) Enviarle información comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía o de terceros aliados.
d) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos.
e) Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias
f) Evaluar la calidad de nuestros servicios.
g) Tramitar la inscripción y seguimiento de los participantes a eventos de investigación médico y/o congresos,
h) Informarle sobre otros eventos organizados por nosotros, relacionados con educación médica continua y en general temas que puedan ser de su interés a futuro
i) Atender peticiones, quejas, inquietudes y sugerencias
j) Para fines científicos
k) Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización
Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación a nuestros productos o servicios.
A su vez, el paciente, cliente o usuario que entrega sus datos personales a FENWAY MEDICAL S.A.S. declara que
conoce y acepta que sus datos pueden ser utilizados para impulsar, dirigir, ejecutar y de manera general, llevar a cabo campañas, o cualquier tipo de promoción carácter comercial o publicitario, de servicio al cliente, entre otros, ya sea directamente o de otras personas o sociedades con quien esta contrate tales actividades, mediante el envío de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación
X. SOBRE SUS DATOS PERSONALES.
Para acceder a los productos y servicios prestados por FENWAY MEDICAL S.A.S., deberá suministrar voluntaria y libremente, sus datos ciertos, no sensibles de identificación personal, como es: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad etc., además de los datos médicos a los que haya lugar acorde al tipo de servicio prestado al paciente o titular de los datos personales.
La presente política describe los parámetros de regulación, tratamiento y manejo de datos personales de pacientes, contratistas, asociados y colaboradores; imponiendo los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de la información, adoptando las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, respetando en todo momento la integridad del ser humano, propia de las actividades relacionadas con la salud.
XI. AUTORIZACIÓN DEL USO DE DATOS PERSONALES.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales por FENWAY MEDICAL S.A.S., requerirá del consentimiento previo, libre, informado y expreso del Titular de los mismos, salvo en los eventos expresamente establecidos en el artículo 6, 10 y 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 4º del Decreto 1377 de 2013, dentro de las que se destacan las siguientes excepciones:
a) Atención médica de urgencias.
b) Transmisión de datos de carácter científico o para la ejecución de un contrato.
c) Tratamiento de datos, estadísticos, históricos o científicos.
d) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
e) Los demás que contemple la Ley.
FENWAY MEDICAL S.A.S. ha integrado dentro de sus procesos de atención de pacientes, contratistas, asociados y colaboradores los mecanismos de obtención de autorización de los titulares.
La autorización podrá constar en un documento físico o electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, inclusive, podrá documentarse en el cuestionario de ingreso del paciente en caso de consulta o la misma historia clínica, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo; con el que se pueda concluir con toda certeza, la manifestación de la recepción de la información por parte del Titular.
FENWAY MEDICAL S.A.S. implementará la presente política de tratamiento de datos personales y adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos idóneos de cuándo y cómo obtuvieron la autorización del Titular para el Tratamiento de los Datos.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual, mediante el procedimiento establecido en el presente Manual.
XII. AVISO DE PRIVACIDAD.
Mediante el aviso de privacidad FENWAY MEDICAL S.A.S. le informará al Titular de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le podrán ser aplicables, la forma de acceder y las características del Tratamiento que se le podría dar a los datos personales.
El aviso de privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento de los Datos;
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
d) En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
XIII. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS. DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (LEY 1581 DE 2012, ARTÍCULO 8).
En cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle a FENWAY MEDICAL S.A.S. como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y/o usuario y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará totalmente del mismo.
En virtud de lo señalado por la Ley, los clientes y usuarios tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) FENWAY MEDICAL S.A.S. puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales y no limitará sus derechos derivados de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales sin el expreso consentimiento de sus clientes o usuarios.
h) FENWAY MEDICAL S.A.S. publicará cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales a través del portal web www.omimed.com Además, conservaremos las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el cliente y/o usuario después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma.
FENWAY MEDICAL S.A.S. con el fin de garantizarle al titular de los datos, se obliga a permitirle el acceso a la información objeto de tratamiento, siempre y cuando, el titular cumpla con los protocolos adoptados para tal efecto con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012. Por tanto, el titular tendrá que presentar ante FENWAY MEDICAL S.A.S., solicitud escrita requiriendo de forma precisa y puntal el acceso a su información.
En cumplimiento de lo ordenando en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos por la Ley, podrán presentar un reclamo ante FENWAY MEDICAL S.A.S. reclamo el cual deberá cumplir con los siguientes condicionamientos:
a) Nombre del titular o sus causahabientes
b) Número de identificación del Titular.
c) Descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo.
d) Dirección para responder la reclamación
e) Documentos que se requieran para hacer valer la reclamación.
f) Correo electrónico.
Una vez radicada la solicitud en el área de correspondencia y de encontrarla procedente se incluirá en las bases de datos que mantiene FENWAY MEDICAL S.A.S. una leyenda que diga reclamo en “tramite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea atendido a satisfacción del Titular.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento este plazo los motivos que impidieron cumplir con el término y la fecha en que se atenderá su reclamo.
El Titular podrá solicitar a FENWAY MEDICAL S.A.S. la supresión de sus datos personales, en cualquiera de los siguientes eventos:
a) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
En todo caso la eliminación total o parcial, estará sujeta a lo reglamentado por la normatividad vigente y aplicable a lo que los registros médicos se refieren. Siendo esta una causal de impedimento para acceder a lo solicitado por el titular, por cuanto la eliminación total o parcial de la información personal podría ser parte integral de documentos integrantes del acto médico, sin perjuicio de las demás personas a las cuales se dirige la presente política.
Así mismo, FENWAY MEDICAL S.A.S. podrá negar la solicitud de supresión cuando el dato sea necesario, en atención al deber legal o contractual que le asiste o, si la solicitud de eliminación obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.
XIV. DEBERES DE FENWAY MEDICAL S.A.S. FRENTE A LOS DATOS PERSONALES.
Los datos personales son propiedad de los Titulares de la información (pacientes, usuarios, beneficiarios, contratista y colaboradores) y, que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. Por tanto, FENWAY MEDICAL S.A.S. hará uso de estos solo para las finalidades que se encuentran debidamente autorizada, y respetando, en todo caso la Ley 1581 de 2012, especialmente en lo contentivo en los artículos 14 y 15 ibídem, obligándose a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
e) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, conforme lo establezca la normatividad vigente y aplicable.
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
h) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
XV. RESPONSABLES DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
– Razón Social: FENWAY MEDICAL S.A.S.
– NIT No. 900255166 – 3
– Domicilio: Edificio Altos del Bosque – Calle 134 # 7-83 /. Consultorio 1-42 Bogotá DC – 110121, Colombia
– Tels.: (+571) 210 3786 / Whatsapp (+57) 313 282 7234
– Correo Electrónico: [email protected]
XVI. CANALES HABILITADOS.
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por FENWAY MEDICAL S.A.S. para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así: A través de la dirección de correo electrónico: [email protected] o a través de los teléfonos. Tels.: (+571) 210 3786 / Whatsapp (+57) 313 282 7234. Horario: De Lunes a Viernes entre de 08:00 a.m. – 12:00 pm y 2:00 a 5:00 p.m.
XVII. VIGENCIA
El paciente, cliente y/o Usuario aceptan y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que FENWAY MEDICAL S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.